La gestión efectiva del tiempo es fundamental tanto en el ámbito empresarial como en el personal, que puedo garantizarnos éxito y tranquilidad, pero a la vez puede ser un desafío para muchas personas. Afortunadamente, existen herramientas y metodologías que pueden ayudarnos a hacer un mejor uso de nuestro tiempo. En este artículo, exploraremos algunas de las herramientas y metodologías más efectivas y populares para la gestión del tiempo que pueden llegar a ser más sencillas de lo que parecen. ¡Comencemos!
Lo primero que debemos tener en cuenta es la forma en la que vamos a organizar las tareas a realizar. Podemos usar distintos criterios o metodologías, pero todas partirán de una misma premisa: “Divide y conquista”. Primero tenemos a la matriz de Eisenhower, esta herramienta fue popularizada por el ex presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, y se utiliza para priorizar tareas. La matriz de Eisenhower se divide en cuatro cuadrantes, que clasifican las tareas en función de su urgencia por un lado e importancia por el otro. La idea es enfocarse primero en las tareas que son importantes y urgentes, y luego abordar las demás según su nivel de importancia. Por su parte existe “Getting Things Done” o “haz las cosas” (GTD): GTD es una metodología de gestión del tiempo desarrollada por David Allen. La idea principal de GTD es sacar las tareas de la mente y ponerlas en un sistema organizado con un único criterio para que no se olviden. Puede ser por prioridad, por el tamaño de las tareas (método bola de nieve) empezando de la más fácil a la más difícil o simplemente por la primera que se te venga a la mente
Una vez priorizadas las tareas, tal vez es necesario hacer un alto en el camino, respirar profundo y pensar en cómo completarás cada una de las tareas. Para no enloquecer una lista de tareas que puede llegar a ser infinita te recomendamos el modelo Kanban, este es un método de gestión visual desarrollado por Toyota para la gestión de la producción. Se utiliza un tablero para visualizar las tareas pendientes, en progreso y completadas. Kanban es especialmente útil para la gestión de proyectos en equipo, ya que permite a los miembros del equipo ver el estado de las tareas de forma clara y rápida. Siempre podrás llevar el seguimiento de cada tarea por individual sin dejar olvidadas las otras tareas. La satisfacción del deber cumplido la verás cuando la columna de tareas completadas ¡Seguro te ayudará a motivarte!
Ahora, ¿Cómo realmente podemos lograr enfocarnos en cada tarea y lograr los objetivos una a una? Algunos dicen que es solo cuestión de actitud per ciertamente podemos ayudarnos con un poco de orden mental. La técnica Pomodoro se centra en trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos, seguidos de un breve descanso de 5 minutos. Después de cuatro bloques de 25 minutos, se toma un descanso más largo de 15 a 20 minutos. Está comprobado por empresas y universidades que técnica Pomodoro ayuda a mantener la concentración y la productividad, y es especialmente útil para aquellos que tienen dificultades para mantener la concentración durante períodos prolongados. Ahora bien, para no sentir que el tiempo es nuestro enemigo y ser conscientes de que debemos tener un balance adecuado entre el trabajo y los demás ámbitos de nuestras vidas, el Mindfulness, aunque no es una herramienta en el sentido tradicional, practicarlo nos puede ayudar a reducir el estrés y aumentar la concentración. La idea es concentrarse en el momento presente, sin distraerse con pensamientos sobre el pasado o el futuro. La práctica de mindfulness puede mejorar la capacidad para tomar decisiones conscientes y reducir la procrastinación, manteniendo el foco en cada tarea pero también siendo conscientes de la necesidad de detenernos, pausar o detener las tareas en lo posible para vivir nuestra vida plenamente.
Si bien, cada persona es diferente, puede ser útil probar diferentes herramientas y encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades y estilo de trabajo. Al hacer un uso efectivo del tiempo, podemos ser más productivos y lograr nuestros objetivos de manera más eficiente. Evitando la procrastinación, la frustración que nos abruma al ver tantos pendientes y el miedo de ser consumidos por las mismas sin ver la luz al final del túnel. Anímate a probarlas y seguro verás resultados positivos en tu vida profesional y personal.